Uw leden aanschrijven
Om ervoor te zorgen dat er via kerkAccept betaald kan worden, stuurt u uw leden vanuit Scipio Online per e-mail, of per brief een betaalverzoek.
Voor het versturen van deze betaalverzoeken per e-mail kunt u in Scipio Online een e-mailsjabloon instellen, waarin u in grote mate zelf de inhoud van dit e-mailbericht bepaalt. Wilt u ook betaalverzoeken per brief versturen, dan kunt u een Word sjabloon toevoegen aan Scipio Online.
In deze instructie leest u hoe u een sjabloon voor een e-mail en een brief in Scipio Online kunt aanmaken.
Betaalverzoeken per e-mail
E-mailsjablonen instellen
Om e-mailsjablonen in te stellen kikt u op het startscherm in uw Scipio Online omgeving op de knop Betaalverzoeken.
Kies vervolgens voor Instellingen – E-mailsjablonen instellen.
Het volgende scherm wordt geopend:
Voor uw gemak hebben we alvast een aantal standaard sjablonen voor u aangemaakt die u direct kunt gebruiken voor het versturen van een betaalverzoek. Een standaard sjabloon kunt u wijzigen door deze te selecteren. Uiteraard is het ook mogelijk om een eigen nieuw sjabloon toe te voegen.
Bij het openen of toevoegen van een sjabloon wordt het volgende scherm getoond, waar het e-mailsjabloon aangepast kan worden.
Tabblad Algemeen
Op dit tabblad kunnen de volgende gegevens ingesteld worden:
Omschrijving
Dit betreft de naam van het sjabloon in de administratie, zodat u deze eenvoudig weer terug kunt vinden.
Onderwerp e-mail bericht
In dit veld bepaalt u het onderwerp van de e-mail waarmee het betaalverzoek verzonden wordt. In het onderwerp kan gebruik gemaakt worden van samenvoegvelden tussen blokhaken om zo ook de fondsnaam, de maand en het jaartal direct zichtbaar te maken.
Logo
Bovenin het betaalverzoek kan het logo van uw gemeente worden getoond. Door te klikken op het logo kunt u zelf een eigen logo uploaden.
Bedrag
Tot slot kan ervoor gekozen worden om het te betalen bedrag wel of niet direct te tonen in het betaalverzoek.
Goed om te weten
Om bepaalde gegevens vanuit Scipio Online over te nemen in het e-mailbericht of het onderwerp, kunnen de betreffende samenvoegvelden tussen blokhaken in het onderwerp of het e-mailbericht opgenomen worden.
De samenvoegvelden die u voor kerkAccept kunt gebruiken zijn:
[fonds]
[maand]
[jaar]
Tabblad Inhoud/tekst
Op dit tabblad heeft u de mogelijkheid om bepaalde inhoud van het e-mailsjabloon naar eigen wens in te stellen.
Kenmerk
Het kenmerk wordt als een betreft-regel bovenin het e-mailbericht getoond en kan automatisch overgenomen worden uit het fonds, of handmatig ingevoerd worden. Bij overname uit het fonds zal bovenin het e-mailbericht de fondsnaam getoond worden.
Opening
In dit veld geeft u de tekst in die als opening in het e-mailbericht getoond wordt.
Sluitregel
In dit veld geeft u de tekst in die als sluitregel in het e-mailbericht getoond wordt.
Ondertekening
In dit veld geeft u de tekst in die u als ondertekening in het e-mailbericht wilt tonen.
Tabblad Aanschrijfwijze
Op dit tabblad kunt u aangeven hoe uw leden in het e-mailbericht aangeschreven worden.
Kiest u ervoor om een aanhef te gebruiken in het sjabloon, dan kunt u een keuze maken uit een aantal opties:
Ingestelde aanschrijfwijze gebruiken voor de aanhefbepaling
De aanschrijfwijze die op de persoonskaart staat ingegeven wordt gehanteerd, deze kan per persoon verschillen.
Individuele aanschrijfwijze gebruiken
Personen worden altijd individueel aangeschreven. Voorbeeld: De heer Smit.
Gezin aanschrijfwijze gebruik waar mogelijk, anders individueel
Personen worden altijd als gezin aangeschreven. Voorbeeld: Fam. Smit, of Fam. B.H. Smit (als het vinkje bij Voorletters ook weergeven aan staat).
Combinatie aanschrijfwijze gebruiken
Personen worden altijd met een combinatie aanschrijving aangeschreven. Voorbeeld: De heer en mevrouw Smit, of de heer Smit en mevrouw Bakker.
Tabblad Voorbeeld
Op dit tabblad wordt een voorbeeld getoond van het e-mailsjabloon, zoals dat in bovenstaande schermen is ingesteld. Met behulp van dit voorbeeld is altijd inzichtelijk welk bericht u naar uw leden gaat versturen.
Betaalverzoeken per brief
Word-sjablonen instellen
Wilt u de leden die geen e-mailadres hebben een betaalverzoek per brief versturen, dan kunt u hiervoor met behulp van de Word-module in Scipio Online een Word-sjabloon aanmaken.
Alle informatie over het aanmaken van een kerkAccept Word-sjabloon kunt u vinden in de instructie Samenvoegen met Word.
